クラウド会計とは！？今さら聞けない初心者がしっておくべきポイントをわかりやすく解説

近年、多くの個人事業主や中小企業で注目を集めているクラウド会計は、インターネットを通じて会計処理を行う新しい形の会計ソフトです。

これまでのパソコンにインストールするタイプとは異なり、どこからでもアクセスできる利便性の高さが特徴で、初心者でも手軽に始めやすいことから人気が高まっています。

とはいえ、「クラウド会計って具体的に何？」「どんなメリットやデメリットがあるの？」と疑問を持つ方も少なくありません。

この記事では、そんな疑問を解消しながらクラウド会計の基本的な仕組みや使い方、初心者にとって重要なポイントをわかりやすく解説していきます。

まずは、クラウド会計の定義と従来の会計ソフトとの違いについて詳しく見ていきましょう。

クラウド会計とは何か？基本を押さえよう

クラウド会計の定義と特徴

クラウド会計とは、インターネット上のサーバーを利用して会計処理を行うソフトウェアのことです。

パソコンやスマホからいつでもアクセスでき、データはクラウド上に保存されます。

これにより、場所や端末を選ばずに会計業務が可能になるのが大きな特徴です。

また、自動で最新のバージョンに更新されるため、常に最新の機能を使えます。

さらに、銀行口座やクレジットカードと連携して取引データを自動取得できるサービスも多く、手入力の手間を大幅に減らせるのも魅力です。

初心者でも操作が簡単で、専門知識がなくても使いやすい設計になっています。

従来の会計ソフトとの違い

従来の会計ソフトはパソコンにインストールして使うタイプが主流でした。

これに対し、クラウド会計はインストール不要で、インターネット環境があればどこからでも利用できます。

ソフトの購入やアップデートにかかる費用や手間が少ないのもポイントです。

また、データがクラウドに保存されるため、パソコンの故障や紛失によるデータ消失のリスクが低減されます。

さらに、複数のユーザーが同時にアクセスできるため、経理担当者や税理士とデータを共有しやすいというメリットもあります。

ただし、インターネット接続が必須である点や、セキュリティ対策が重要になる点は理解しておきましょう。

これらの特徴を踏まえ、次章ではクラウド会計の具体的なメリットとデメリットについて詳しく解説していきます。

クラウド会計のメリットとデメリット

初心者に嬉しいメリット

クラウド会計の最大のメリットは場所や時間を選ばず利用できる点です。

インターネット環境があれば、パソコンやスマホからいつでもアクセス可能です。

これにより、経理作業が効率化され、忙しい初心者でも無理なく続けられます。

さらに、データはクラウド上に保存されるため、パソコンの故障や紛失によるデータ消失のリスクが大幅に減ります。

バックアップの心配が少ないのは初心者にとって安心材料です。

また、多くのクラウド会計ソフトは銀行口座やクレジットカードと自動連携ができ、取引データが自動で取り込まれます。

これにより、手入力の手間が省け、入力ミスも減らせます。

加えて、最新の税制や法改正に対応したアップデートが自動で行われるため、常に正しい処理が可能です。

初心者でも安心して使い続けられる環境が整っています。

注意したいデメリット

一方で、クラウド会計にはいくつかのデメリットも存在します。

まず、インターネット接続が必須なため、通信環境が不安定な場所では利用が難しくなることがあります。

また、クラウド上にデータを保存するため、情報漏洩や不正アクセスのリスクを完全にゼロにすることはできません。

信頼できるサービスを選ぶことが重要です。

さらに、従来のパソコンにインストールするタイプと比べて、月額料金や年間料金がかかる場合が多いです。

長期的なコストを考慮して選ぶ必要があります。

そして、操作に慣れるまで時間がかかることもあります。

特に会計知識がまったくない人は、最初は戸惑うこともあるでしょう。

ただし、サポート体制が充実しているサービスも多いので、活用するとスムーズに使いこなせます。

これらのメリットとデメリットを理解したうえで、自分に合ったクラウド会計ソフトを選ぶことが大切です。

次の章では、具体的な使い方の基本ステップについて詳しく解説しますので、ぜひご覧ください。

クラウド会計の使い方の基本ステップ

アカウント登録から初期設定まで

まずはクラウド会計ソフトの公式サイトにアクセスし、アカウント登録を行います。

登録にはメールアドレスや基本情報の入力が必要です。

登録後は、事業形態や会計年度の設定を行いましょう。

これにより、ソフトが自動で適切な帳簿や仕訳のテンプレートを用意してくれます。

銀行口座やクレジットカードの連携設定も重要です。

連携することで、入出金データが自動で取り込まれ、手入力の手間が大幅に減ります。

初期設定は正確に行うことが、後々の作業効率を左右します。

日々の入力と自動連携のポイント

日々の経理作業は、取引内容の入力と自動連携データの確認が中心です。

まず、クラウド会計ソフトに取り込まれた銀行やカードの取引データをチェックし、内容が正しいか確認しましょう。

誤った取引は手動で修正が必要です。

また、領収書や請求書のデータをスマホで撮影し、アップロードする機能もあります。

これにより、書類の管理が簡単になります。

毎日の入力を習慣化することで、月末の締め作業がスムーズになります。

さらに、ソフトが自動で仕訳候補を提案してくれるため、初心者でも迷わずに処理が可能です。

次の章では、初心者に特におすすめのクラウド会計ソフトを具体的に紹介し、それぞれの特徴や選び方のポイントを解説します。

初心者におすすめのクラウド会計ソフト紹介

初心者に優しい「freee（フリー）」の特徴

freee（フリー）は、初心者でも直感的に操作できるインターフェースが魅力のクラウド会計ソフトです。

銀行口座やクレジットカードと自動連携できるため、取引データの入力が大幅に省けます。

さらに、スマホアプリも充実しており、外出先でも簡単に経理作業を進められます。

無料プランからスタートでき、必要に応じて有料プランに切り替えられるため、無理なく導入可能です。

中小企業に人気の「弥生オンライン」のポイント

「弥生オンライン」は、長年の実績を持つ弥生シリーズのクラウド版で、中小企業や個人事業主に支持されています。

操作方法がわかりやすく、サポート体制が充実しているため、経理初心者でも安心して使い始められます。

特に確定申告や消費税申告の機能が充実しており、税務面での不安を軽減できるのが強みです。

料金プランも用途に合わせて選べるため、コスト管理もしやすいです。

コストパフォーマンスに優れた「マネーフォワードクラウド」

マネーフォワードクラウド会計は、多機能でありながら価格が抑えられているため、コストパフォーマンスに優れています。

自動で仕訳を提案してくれるAI機能が搭載されており、経理作業の効率化に役立ちます。

また、銀行やクレジットカードとの連携数が多く、幅広い業種で利用しやすいのも特徴です。

無料トライアルがあるので、まずは使い勝手を試してみるのがおすすめです。

初心者がクラウド会計ソフトを選ぶ際のポイント

クラウド会計ソフトを選ぶときは、操作のしやすさ・サポート体制・料金プラン・連携可能な金融機関の数を確認しましょう。

無料トライアルを活用し、自分の業務に合ったソフトを見つけることが大切です。

特に初心者は、迷ったら操作がシンプルでサポートが充実しているサービスから始めると安心です。

次の章では、クラウド会計を始める前に知っておきたいポイントをまとめて解説します。

導入前の準備や注意点を押さえて、スムーズにスタートしましょう。

まとめ：クラウド会計を始める前に知っておきたいこと

クラウド会計の基本理解と準備の重要性

クラウド会計を始める前に、まずはクラウド会計の仕組みや特徴をしっかり理解することが大切です。

インターネットを通じてデータを管理するため、場所や時間を選ばずに作業が可能です。

また、ソフトの更新やバックアップも自動で行われるため、初心者でも安心して使えます。

準備段階では、銀行口座やクレジットカードの情報を整理し、連携できる状態にしておくとスムーズです。

導入前に確認したいセキュリティと費用面

クラウド会計ではデータをオンライン上で管理するため、セキュリティ対策の有無を必ず確認しましょう。

信頼できるサービスかどうか、データの暗号化やアクセス制限がしっかりしているかをチェックすることが重要です。

また、利用料金やプラン内容も比較検討してください。

無料プランやトライアルを活用して、自分の業務に合ったサービスを選ぶことが成功のポイントです。

日々の運用を続けるための心構えと工夫

クラウド会計は導入して終わりではなく、日々の入力やデータ確認を継続することが大切です。

最初は慣れない操作に戸惑うかもしれませんが、毎日少しずつ入力を続けることで正確な帳簿作成につながります。

自動連携機能を活用しつつ、定期的にデータの見直しやバックアップを行う習慣をつけましょう。

これにより、経理作業の効率化とミスの防止が期待できます。

サポート体制の確認と活用法

初心者にとっては、操作方法やトラブル時のサポートが重要です。

導入前にサポート体制を確認し、必要に応じて問い合わせやヘルプ機能を活用することをおすすめします。

多くのクラウド会計ソフトはチャットや電話、メールでのサポートを提供しており、わからない点をすぐに解決できます。

積極的に活用することで、安心して経理業務を進められます。

まとめ

クラウド会計は初心者でも使いやすく効率的な経理ツールですが、導入前には基本の理解、セキュリティや費用の確認、日々の運用の工夫が欠かせません。

これらを押さえた上でスタートすれば、経理作業の負担を大幅に減らすことができます。

ぜひ自分に合ったクラウド会計ソフトを選び、安心して活用してください。