【これでわかる】ctiシステムとは何か？導入メリットと仕組みを徹底解説！

CTIシステムの基本概要

CTIシステムとは、コンピュータと電話を連携させたシステムのことで、顧客との通話を効率的に管理し、サポートや営業活動をサポートします。主にコールセンターや営業部門で使われており、顧客情報の自動表示や通話の記録などを行います。これにより、スタッフはスムーズに顧客対応ができ、時間や手間を削減できます。

CTIシステムの主要な機能と特徴

このシステムの特徴は、通話の自動受信・発信や、顧客情報の画面表示、そして<通話内容の記録と分析が一体となっている点です。これにより、顧客対応の効率化とクオリティ向上が実現します。また、多くのCTIはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、導入目的や規模に合わせて選択可能です。

なぜCTIシステムが重要なのか

現代のビジネスでは、迅速な顧客対応が求められています。CTIシステムは、顧客情報の一元管理と<自動化された通話操作を可能にし、顧客満足度の向上や、営業効率の改善に役立つため、さまざまな企業で導入が進んでいます。これにより、競争力の強化も期待できます。

CTIシステムの仕組みと仕掛け

CTIシステムは、顧客との通話や情報のやり取りを自動化し、効率的な対応を可能にする仕組みです。このシステムは、電話とコンピュータを連動させて、顧客情報や履歴を瞬時に表示します。そのため、オペレーターはスムーズに顧客対応を行うことができます。

顧客情報と連携した自動化の仕組み

CTIは、顧客の電話番号を検出すると、自動的にデータベースと照合し、その顧客の情報や過去のやり取りを画面に表示します。これにより、担当者は一から情報を探す必要がなく、迅速で的確な対応が実現します。また、対応履歴の記録や対応の流れも自動で管理され、業務の効率化と顧客満足度の向上に役立ちます。

通話と画面の連動技術

CTIは、通話の開始や終了を自動的に認識し、対応中の顧客情報をリアルタイムで表示します。この仕組みは、クラウドやインターネットを通じたIP電話やソフトフォンと連携して動作します。結果として、オペレーターは素早く顧客情報を取得し、スムーズな会話が可能となります。また、通話内容も記録され、あとから分析や改善に活用できます。

導入メリットと効果

CTIシステムを導入することで、顧客対応の効率化や業務の自動化が実現します。従来は電話応対に時間がかかり、情報の伝達ミスもありましたが、CTIシステムは顧客情報と連携し、必要な情報を瞬時に確認できるため、迅速で正確な対応が可能です。

顧客対応の効率化と向上

顧客からの電話受信時に自動で情報を呼び出し、オペレーターは素早く適切な対応ができます。また、応対履歴や顧客情報が連動しているため、お客様一人ひとりに合わせたサービス提供ができ、満足度も向上します。

営業支援と分析の強化

CTIシステムは通話内容や対応履歴を蓄積し、営業活動や顧客の傾向を分析するのに役立ちます。これにより、効果的な営業戦略やカスタマイズされた提案が可能となり、売上の増加やリピーター獲得につながります。

コスト削減と業務品質の改善

自動化と効率化により、人件費やオペレーションコストを削減できます。また、ミスの低減や対応の標準化で、業務の品質向上も期待できます。これらの効果により、総合的なビジネスのパフォーマンスを高めることが可能です。

CTIシステム導入のポイントと注意点

CTIシステムの導入を成功させるには、いくつかの重要なポイントと注意点があります。まず最初に導入前に目的とニーズを明確に把握することが大切です。顧客対応の効率化や営業支援など、具体的にどの部分を改善したいのかを整理しましょう。その後で、システムの互換性や拡張性も検討します。既存のCRMや他の管理システムと連携できるかも重要なポイントです。

導入前に検討すべきポイント

導入前には、コストや導入期間、さらにはスタッフの操作性も考慮しましょう。システムが複雑すぎたり使いにくかったりすると、逆に負担が増える可能性もあります。社員に適したトレーニングも忘れずに計画しましょう。

成功事例と活用例

実際の成功事例としては、顧客満足度が向上した事例や、営業成績がアップした例があります。導入により、自動化された顧客情報の連携や効率的な通話管理が実現し、ビジネスの質を高めています。また、自社のニーズに合わせたカスタマイズも成功のポイントです。

まとめ：CTIシステム導入で得られる未来

顧客満足度の向上とビジネスの発展

今後、**CTIシステム**を導入することで、顧客対応の質が格段に向上します。自動で顧客情報を取得・共有できるため、顧客一人ひとりに適した対応が可能に。これにより、顧客満足度が高まり、リピーターや新規顧客の獲得が期待できます。結果として、ビジネスの成長につながるのです。

業務効率化とコスト削減による競争力強化

また、**CTIシステム**を導入することで、作業の自動化と効率化が進みます。これにより、スタッフの負担は軽減され、ミスも減少します。長期的には、コスト削減や業務の効率化を実現し、競合他社との差別化を図ることが可能となります。未来のビジネス環境においては、ITを活用した効率的な運営が成功のカギとなるでしょう。

おすすめのCTIシステムをご紹介！

出典：https://biztel.jp/cs/

BIZTEL コールセンター

株式会社リンク

CTI機能で効率的なコールセンター業務を提供。

特徴

BIZTEL コールセンターは、特に在宅勤務に最適なCTIシステムです。簡単に設定でき、多くの機能を備えているため、企業が電話業務を効率的に行うのを助けます。インターネット接続とパソコンがあれば、どこでも電話をかけたり受けたりでき、時間や場所を選びません。特に多くの記録を取り扱う必要がある企業にとって、便利なシステムとなっています。また、顧客管理などの機能も充実しており、ビジネスの成長をサポートします。

詳しく見る

出典：https://www.zendesk.co.jp/service/voice/computer-telephony-integration/

Zendesk CTI

株式会社Zendesk

電話と顧客情報をつなぎ、スムーズな対応を実現。

特徴

Zendesk CTIは、企業が電話と顧客管理を連携させるためのシステムです。このシステムを使うことで、オペレーターが電話を受けると同時に、顧客の情報が画面に表示されます。これにより、顧客に素早く適切な対応をすることができ、サービスの品質が向上します。また、CTI機能は、コールセンターだけでなく、さまざまなビジネスの場面で役立つため、効率的な業務運営に貢献します。